De opdracht
Aantoonbaar beheersbare Shared Service Center processen en systemen
Saskia Gierveld en Niels Aerts van Wielinq zijn gevraagd om de samenwerking tussen het Shared Service Center (SSC) en drie zorgverzekeraars te verbeteren. Dit naar aanleiding van een eerder opgeleverd adviesdocument waarin aangegeven is hoe het SSC aantoonbaar beheersbare processen, informatiestromen en systeemlandschap kan creëren. Niels in de rol van kwartiermaker, later als programmamanager. Saskia als projectleider procesmanagement met als doel de integrale processen op orde te brengen. Om uiteindelijk een beheerste bedrijfsvoering te waarborgen.
De aanpak
Opzetten van een programmaplan
Niels heeft in lijn met zijn adviesrapportage (zie adviesopdracht Business Analyse) een programmaplan opgezet en een voorstel gedaan voor het vormen van een stuurgroep en expertteam. Daarnaast heeft hij geïnvesteerd in het creëren van draagvlak bij key-stakeholders van de drie betrokken zorgverzekeraars.
Het programma heeft bestaan uit vijf deelprojecten: 1. Ontvlechting applicaties, data en autorisaties, 2. Integratie infrastructuur, 3. Visie op gezamenlijk Business Intelligence en Informatiemanagement, 4. Processenhuis op orde (SSC) en 5. Aantoonbare beheerste bedrijfsvoering volgens geldende voorwaarden in de sector.
Saskia heeft in haar rol als één van de vier betrokken projectleider de key stakeholders uit de organisaties betrokken en de huidige en gewenste SSC-processen in kaart gebracht, beschreven, gevalideerd en tegelijkertijd de eerste verbeterstappen geïnitieerd.
Het resultaat
Het SSC is ‘in control’
Met behulp van ‘brown paper sessies’ zijn de (gezamenlijke) verantwoordelijkheden van zowel het SSC als de zorginkopers inzichtelijk gemaakt. Met name plekken daar waar processen en (deel-)producten over gaan van de een naar de andere organisatie. De medewerkers hebben elkaar beter leren kennen, maar vooral leren begrijpen. Hierdoor was het mogelijk tot verbeterpunten, oplossingen en verdere afspraken te komen.
Het resultaat van de gehele opdracht is dat de processen juist gealloceerd zijn en dat voor alle partijen duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Hiervoor zijn de processen uitgewerkt, gevalideerd en gedocumenteerd. Is de benodigde ontvlechting van data en autorisaties in kaart gebracht, wordt de infrastructuur gefaseerd geïntegreerd in de bestaande infrastructuur van één van de deelnemende zorgverzekeraars, een gedragen BI-visie en strategie opgeleverd en zijn de benodigde onderdelen voor een beheersbare bedrijfsvoering gewaarborgd.
Het team
Saskia Gierveld: Saskia is een resultaatgerichte adviseur met oog voor de mensen om haar heen. Ze heeft brede ervaring met het begeleiden van veranderingen op het gebied van procesoptimalisatie. Saskia vindt het belangrijk om mensen te betrekken bij de veranderingen, de verandering voor hen zo concreet mogelijk te maken, en samen te werken aan de toekomstige gewenste organisatie. De energie die daarbij vrijkomt, maakt het proces waardevol voor zowel de opdrachtgever als de medewerker.
Niels Aerts: Niels heeft ruime ervaring met het verhelderen van complexe bedrijfsvraagstukken en het 
creëren van gedragen oplossingen op verschillende organisatieniveaus. Het is zijn ambitie om de organisatiedoelstellingen integraal door te vertalen naar het dagelijkse werk van managers en medewerkers over de organisatie heen.
Wat is uw uitdaging?
Wilt u met ons sparren over interim bestuur, managementadvies en/of programmabesturing? Neem vrijblijvend contact met ons op.